Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością dokonywania odpowiednich rozliczeń z urzędem skarbowym oraz organami ubezpieczeniowymi – takimi jak ZUS czy KRUS. Na ogół „szary człowiek” nie jest w stanie sobie sam z tym poradzić. Z tego względu wypełnianie tego rodzaju obowiązków zleca się niezależnej księgowej. Ponieważ nikt nie jest nieomylny, może się zdarzyć, że popełni ona błędy. W takim wypadku rodzi się pytanie, kto za nie odpowiada – księgowa, czy też przedsiębiorca, zwłaszcza, gdy umowie nie jest wyraźnie określone jakie zasady obowiązują w tym zakresie?

Jak wygląda powierzenie obowiązków biuru rachunkowemu?

Żaden przedsiębiorca nie musi samodzielnie prowadzić swojej księgowości. Ustawa o rachunkowości bowiem wyraźnie stanowi, iż każda jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, pod warunkiem jednak, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem Sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo skarbowe oraz księgowe.

W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą przedsiębiorcy, a tak jest w przypadku powierzenia obowiązków biuru rachunkowemu, jest on zobowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia w terminie 15 dni od daty ich wydania,
• zapewnić ich dostępność wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli.

Powierzenie obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości i rozliczaniem się z urzędem skarbowym biuru rachunkowemu, powinno nastąpić na podstawie pisemnej umowy o świadczenie usług księgowych.

Jest ona umową starannego działania, w której strony zobowiązują się do podejmowania ściśle określonych czynności. Powinny w niej zostać bardzo wyraźnie określone ich prawa i obowiązki. Ma to bardzo duże znaczenie, gdyż nie można wywodzić z niej tych, które nie zostały wprost wskazane.

Powinieneś więc, jako przedsiębiorca, zadbać aby w treści zawartej umowy zawrzeć postanowienia dotyczące zasad udostępniania Twoich dokumentów księgowych, jak również udziału biura rachunkowego w kosztach poniesionych przez Ciebie w związku z niewłaściwym i nierzetelnym dokonywaniem czynności księgowych oraz przeprowadzaniem rozliczeń z organami administracji podatkowej oraz ubezpieczeniowymi.

Jeśli tego nie dopilnujesz, będzie Ci trudno uzyskać w takiej sytuacji odpowiednie odszkodowanie dochodzone na drodze cywilnej.

A jak wygląda odpowiedzialność z tego tytułu z formalnego punktu widzenia? Kto ją ponosi – Ty, czy księgowa?

Kto odpowiada za błędy w księgowości?

Kwestię tę w sposób jednoznaczny rozstrzygają przepisy wspomnianego aktu prawnego. Zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości, przedsiębiorca, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, jak również z tytułu zaległości podatkowych i w składkach ZUS, także w przypadku, gdy zostaną one powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, nawet za ich zgodą. Zaznaczyć trzeba, iż w takim przypadku, przyjęcie takiej odpowiedzialności powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Nie ma więc żadnych przeszkód, aby w zawartej z biurem rachunkowym umowie uregulować odpowiednie roszczenie regresowe, ustanawiające jego finansową odpowiedzialność za niedopełnienie swoich powinności.

Pamiętaj więc, że biuro rachunkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe klientów, a także nie ponosi odpowiedzialności za należności składkowe wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Organy te będą więc dochodzić ich spłaty bezpośrednio od przedsiębiorcy, nawet gdy wynikają one wyłącznie z nierzetelnego sporządzenia rozliczeń przez księgową. Płatnik, a więc przedsiębiorca, jest bowiem zobowiązany do właściwego wyliczenia podatku czy też składki. Zatem okoliczność korzystania przez niego z usług profesjonalnego biura rachunkowego nie zwalnia go z powinności opłacenia tego rodzaju zobowiązań w terminie i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego w takim wypadku obciąża więc jedynie stronę zobowiązaną do obliczenia i opłacenia podatków oraz składek. Zostało to w sposób jednoznaczny potwierdzone w ustalonym orzecznictwie polskich Sądów.

Musisz przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, podatnik odpowiada za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki całym swoim majątkiem.

Ponosi on też odpowiednią odpowiedzialność karno – skarbową z tytułu powstałych zaległości w tym zakresie. Podatnik jest więc w pełni odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy dokonanie właściwego doboru biura rachunkowego.

Wszystko to, nie oznacza, że biuro rachunkowe jest całkowicie bezkarne za wyrządzenie Ci tego rodzaju szkody. Możesz bowiem wysunąć w stosunku do niego…

Roszczenie odszkodowawcze

Podstawą prawną odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego są przepisy Kodeksu cywilnego, określające skutki niewykonania zobowiązań, a dokładnie jego art. 471. Zgonie z nim, dłużnik zobowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nastąpiło to z powodu okoliczności, za które nie ponosi on odpowiedzialności.

Powyższe zastrzeżenie oznacza, że biuro rachunkowe będzie zwolnione z odpowiedzialności za błędy, które wynikły z Twojej wyłącznej winy lub zaniedbania. Jeśli więc błędnie wyliczone zobowiązania podatkowe będą skutkiem na przykład niedostarczenia przez Ciebie w terminie wszystkich koniecznych dokumentów, to odpowiedzialność z tego tytułu będzie spoczywała wyłącznie na Tobie.

Zaznaczyć trzeba, że jeśli chcesz uzyskać na tej powyższej podstawie odszkodowanie od biura rachunkowego, powinieneś precyzyjnie określić zakres obowiązków jakie zostały mu powierzone, wykazać popełnione błędy i uchybienia oraz udowodnić związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania, a powstałą po Twojej stronie szkodą.

Ważne jest, iż ustawa o rachunkowości wskazuje, że przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub innych ewidencji podatkowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych zobowiązani są do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z jej wykonywaniem. Jego wysokość i zasady określone są w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na mocy zawartej umowy ubezpieczenia, ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, wobec których odpowiedzialność ponosi ubezpieczający albo ubezpieczony. Daje to Tobie możliwość dochodzenia, według swojego wyboru, roszczenia bezpośrednio od ubezpieczonego, ubezpieczyciela albo od obu podmiotów jednocześnie.

Warto pamiętać, iż obowiązkowe OC dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie obejmuje prowadzenia księgowości uproszczonej, a także błędów w rozliczeniach kadrowo – płacowych.

Poza powyższymi możliwościami, możesz wykorzystać jeszcze jeden instrument, gdyż za popełnione błędy zagraża także…

Odpowiedzialność karno – skarbowa biura rachunkowego

W myśl przepisów Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, tak jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Jak sprawca ponosi odpowiedzialność także osoba, która składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie. Czyn taki podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

Odpowiednie przepisy zawiera także Kodeks karny.

Stanowi on, że kto, będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, wyrządza jej znaczną szkodę majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od trzech miesięcy do pięciu lat.

Z kolei, kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, podlega karze pozbawienia wolności do trzech lat.

Odpowiedzialność biur rachunkowych przewidziana jest także w ustawie o rachunkowości. Przewiduje ona grzywnę i karę pozbawienia wolności do dwóch lat, za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich prowadzenie wbrew obowiązującym ustawom i prawu, jak również z tytułu podawania w nich nierzetelnych danych.

Dodać trzeba także, iż jeżeli biuro rachunkowe prowadzi swoją działalność bez wymaganych uprawnień, a także gdy nie spełnia obowiązku posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, wówczas jego właściciel podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Niewątpliwie, złożenie przez Ciebie, na podstawie opisanych powyżej przepisów, zawiadomienia o popełnieniu przez biuro rachunkowe przestępstwa, lub chociaż pogrożenie taką możliwością, może znacząco ułatwić Ci prowadzenie z nim negocjacji w przedmiocie uzyskania przez Ciebie dobrowolnej rekompensaty z tytułu szkód wywołanych jego działalnością.

Autor: Kancelaria Piotr Kaczmarek i Partnerzy www.adwokatgd.pl